Oleh: lutfifauzan | November 12, 2009

KOMUNIKASI KELOMPOK DAN ORGANISASI

KOMUNIKASI KELOMPOK DAN ORGANISASI

MAKALAH
Untuk memenuhi tugas mata kuliah
Ketrampilan Dasar Komunikasi
Yang dibina oleh Bapak Lutfi Fauzan

Disusun oleh :

1. Astria Erawati ( 208111415668)
2. Baktiarina P.B (208111415663)
3. Diatri Kusuma W ( 208111415660)
4. Elisabeth Sri H. ( 208111415667)
5. Nizha Wulandari ( 208111415681)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
JURUSAN BIMBINGAN KONSELING DAN PSIKOLOGI
PROGRAM STUDI BIMBINGAN KONSELING
OKTOBER 2009
I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Di dalam makalah ini mencakup komunikasi kelompok dan organisasi. Komunikasi kelompok merupakan interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau lebih, dengan tujuan yang telah diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga diri, pemecahan masalah, yang mana anggota-anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota-anggota yang lain secara tepat. Sedangkan komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Dan masih banyak yang lain yang berhubungan dengan komunikasi kelompok dan organisasi. Maka dari itu di dalam makalah ini membahas lebih mendalam tentang komunikasi kelompok dan organisasi..
B. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimanakah konsep dari komunikasi kelompok?
2. Apa saja yang dipelajari di dalam komunikasi organisasi?
3. Bagaimana format interaksi komunikasi organisasi?

C. TUJUAN

1. Untuk mengetahui konsep dari komunikasi kelompok.
2. Untuk mengetahui tentang apa saja yang terkait dalam komunikasi organisasi.
3. Untuk mengetahui format interaksi komunikasi organisasi.

II. PEMBAHASAN

A. KONSEP KOMUNIKASI KELOMPOK

1. 1. PENGERTIAN
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang dalam suatu kelompok “kecil” seperti dalam rapat, pertemuan, konperensi dan sebagainya (Anwar Arifin, 1984). Michael Burgoon (dalam Wiryanto, 2005) mendefinisikan komunikasi kelompok sebagai interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau lebih, dengan tujuan yang telah diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga diri, pemecahan masalah, yang mana anggota-anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota-anggota yang lain secara tepat. Kedua definisi komunikasi kelompok di atas mempunyai kesamaan, yakni adanya komunikasi tatap muka, dan memiliki susunan rencana kerja tertentu umtuk mencapai tujuan kelompok.
Sifat-sifat komunikasi kelompok sebagai berikut:
1. Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka;
2. Kelompok memiliki sedikit partisipan;
3. Kelompok bekerja di bawah arahan seseorang pemimpin;
4. Kelompok membagi tujuan atau sasaran bersama;
5. Anggota kelompok memiliki pengaruh atas satu sama lain.
2. PRINSIP DASAR KOMUNIKASI KELOMPOK
Kelompok merupakan bagian yang tidak dapat dilepaskan dari aktivitas kita sehari-hari. Kelompok baik yang bersifat primer maupun sekunder, merupakan wahana bagi setiap orang untuk dapat mewujudkan harapan dan keinginannya berbagi informasi dalam hamper semua aspek kehidupan. Ia bias merupakan media untuk mengungkapkan persoalan-persoalan pribadi (keluarga sebagai kelompok primer), ia dapat merupakan sarana meningkatkan pengethuan para anggotanya (kelompok belajar) dan ia bias pula merupakan alat untuk memecahkan persoalan bersama yang dihadapi seluruh anggota (kelompok pemecahan masalah). Jadi, banyak manfaat yang dapat kita petik bila kita ikut terlibat dalam seuatu kelompok yang sesuai dengan rasa ketertarikan (interest) kita. Orang yang memisahkan atau mengisolasi dirinya dengan orang lain adalah orang yang penyendiri, orang yang benci kepada orang lain (misanthrope) atau dapat dikatakan sebagai orang yang antisosial.
Ada empat elemen yang muncul dari definisi yang dikemukakan oleh Adler dan Rodman tersebut, yaitu :
Elemen pertama adalah interaksi dalam komunikasi kelompok merupakan faktor yang penting, karena melalui interaksi inilah, kita dapat melihat perbedaan antara kelompok dengan istilah yang disebut dengan coact. Coact adalah sekumpulan orang yang secara serentak terkait dalam aktivitas yang sama namun tanpa komunikasi satu sama lain. Misalnya, mahasiswa yang hanya secara pasif mendengarkan suatu perkuliahan, secara teknis belum dapat disebut sebagai kelompok. Mereka dapat dikatakan sebagai kelompok apabila sudah mulai mempertukarkan pesan dengan dosen atau rekan mahasiswa yang lain.
Elemen yang kedua adalah waktu. Sekumpulan orang yang berinteraksi untuk jangka waktu yang singkat, tidak dapat digolongkan sebagai kelompok. Kelompok mempersyaratkan interaksi dalam jangka waktu yang panjang, karena dengan interaksi ini akan dimiliki karakteristik atau ciri yang tidak dipunyai oleh kumpulan yang bersifat sementara.
Elemen yang ketiga adalah ukuran atau jumlah partisipan dalam komunikasi kelompk. Tidak ada ukuran yang pasti mengenai jumlah anggota dalam suatu kelompok. Ada yang memberi batas 3-8 orang, 3-15 orang dan 3-20 orang. Untuk mengatasi perbedaan jumlah anggota tersebut, muncul konsep yang dikenal dengan smallness, yaitu kemampuan setiap anggota kelompk untuk dapat mengenal dan memberi reaksi terhadap anggota kelompok lainnya. Dengan smallness ini, kuantitas tidak dipersoalkan sepanjang setiap anggota mampu mengenal dan memberi rekasi pada anggota lain atau setiap anggota mampu melihat dan mendengar anggota yang lain/seperti yang dikemukakan dalam definisi pertama.
Elemen terakhir adalah tujuan yang mengandung pengertian bahwa keanggotaan dalam suatu kelompok akan membantu individu yang menjadi anggota kelompok tersebut dapat mewujudkan satu atau lebih tujuannya.
3. KLASIFIKASI KELOMPOK DAN KARAKTERISTIK KOMUNIKASINYA
Telah banyak klasifikasi kelompok yang dilahirkan oleh para ilmuwan sosiologi, namun dalam kesempatan ini kita sampaikan hanya dua klasifikasi kelompok.
a. Kelompok primer dan sekunder
Charles Horton Cooley pada tahun 1909 (dalam Jalaludin Rakhmat, 1994) mengatakan bahwa kelompok primer adalah suatu kelompok yang anggota-anggotanya berhubungan akrab, personal, dan menyentuh hati dalam asosiasi dan kerja sama. Sedangkan kelompok sekunder adalah kelompok yang anggota-anggotanya berhubungan tidak akrab, tidak personal, dan tidak menyentuh hati kita.
Jalaludin Rakhmat membedakan kelompok ini berdasarkan karakteristik komunikasinya, sebagai berikut:
1. Kualitas komunikasi pada kelompok primer bersifat dalam dan meluas. Dalam, artinya menembus kepribadian kita yang paling tersembunyi, menyingkap unsur-unsur backstage (perilaku yang kita tampakkan dalam suasana privat saja). Meluas, artinya sedikit sekali kendala yang menentukan rentangan dan cara berkomunikasi. Pada kelompok sekunder komunikasi bersifat dangkal dan terbatas.
2. Komunikasi pada kelompok primer bersifat personal, sedangkan kelompok sekunder nonpersonal.
3. Komunikasi kelompok primer lebih menekankan aspek hubungan daripada aspek isi, sedangkan kelompok primer adalah sebaliknya.
4. Komunikasi kelompok primer cenderung ekspresif, sedangkan kelompok sekunder instrumental.
5. Komunikasi kelompok primer cenderung informal, sedangkan kelompok sekunder formal.
6. Kelompok keanggotaan dan kelompok rujukan.
b. Kelompok deskriptif dan kelompok preskriptif
John F. Cragan dan David W. Wright (1980) membagi kelompok menjadi dua: deskriptif dan peskriptif. Kategori deskriptif menunjukkan klasifikasi kelompok dengan melihat proses pembentukannya secara alamiah. Kelompok preskriptif, mengacu pada langkah-langkah yang harus ditempuh anggota kelompok dalam mencapai tujuan kelompok. Cragan dan Wright mengkategorikan enam format kelompok preskriptif, yaitu: diskusi meja bundar, simposium, diskusi panel, forum, kolokium, dan prosedur parlementer.

4. FUNGSI KOMUNIKASI KELOMPOK
1. Fungsi pertama dalam kelompok adalah hubungan sosial, dalam arti bagaimana suatu kelompok mampu memelihara dan memantapkan hubungan sosial di antara para anggotanya seperti bagaimana suatu kelompok secara rutin memberikan kesempatan kepada anggotanya untuk melakukan sktivitas yang informal, santai dan menghibur.
2. Pendidikan adalah fungsi kedua dari kelompok, dalam arti bagaimana sebuah kelompok secara formal maupun informal bekerja unutk mencapai dan mempertukarkan pengetahun. Melalui fungsi pendidikan ini, kebutuhan-kebutuhan dari para anggota kelompok, kelompok itu sendiri bahkan kebutuhan masyarakat dapat terpenuhi. Namun demikian, fungsi pendidikan dalam kelompok akan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak, bergantung pada tiga faktor, yaitu jumlah informasi baru yang dikontribusikan, jumlah partisipan dalam kelompok serta frekuensi interaksi di antara para anggota kelompok. Fungsi pendidikan ini akan sangat efektif jika setiap anggota kelompk membawa pengetahuan yang berguna bagi kelompoknya. Tanpa pengetahuan baru yang disumbangkan msing-masing anggota, mustahil fungai edukasi ini akan tercapai.
3. Dalam fungsi persuasi, seorang anggota kelompok berupaya mempersuasikan anggota lainnya supaya melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Seseorang yang terlibat usaha-usaha persuasif dalam suatu kelompok, membawa resiko untuk tidak diterima oleh para anggota lainnya. Misalnya, jika usaha-usaha persuasif tersebut terlalu bertentangan dengan nilai-nilai yang berlaku dalam kelompok, maka justru orang yang berusaha mempersuasi tersebut akan menciptakan suatu konflik, dengan demikian malah membahayakan kedudukannya dalam kelompok.
4. Fungsi keompok juga dicerminkan dengan kegiatan-kegiatannya untuk memecahkan persoalan dan membuat keputusan-keputusan. Pemecahan masalah (problem solving) berkaitan dengan penemuan alternatif atau solusi yang tidak diketahui sebelumnya; sedangkan pembuatan keputusan (decision making) berhubungan dengan pemilihan antara dua atau lebih solusi. Jadi, pemecahn masalah menghasilkan materi atu bahan untuk pembuatan keputusan.
5. Terapi adalah fungsi kelima dari kelompok. Kelompok terapi memiliki perbedaan dengan kelompok lainnya, karena kelompok terapi tidak memiliki tujuan. Objek dari kelompok terapi adalah membantu setiap individu mencapai perubahan personalnhya. Tentunya, individu tersebut harus berinteraksi dengan anggota kelompok lainnya guna mendapatkan manfaat, namun usaha utamanya adalh membantu dirinya sendiri, bukan membantu kelompok mencapai konsensus. Contoh dari kelompok terapi ini adalah kelompok konsultasi perkawinan, kelompok penderita narkotika, kelompok perokok berat dan sebagainya. Tindak komunikasi dalam kelompok-kelompok terapi dikenal dengan nama pengungkapan ciri (self disclosure). Artinya, dalam suasana yang mendukung, setiap anggota dianjurkan untuk berbicara secara terbuka tentang apa yang menjadi permasalahannya. Jika muncul konflik antar anggota dalam diskusi yang dilakukan, orang yang menjadi pemimpin atau yang memberi terapi yang akan mengaturnya.
Dalam organisasi, komunikasi berfungsi untuk :
1. Pengaturan dan operasi, yakni untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan dan membereskan tugas demi pencapaian tujuan.
2. Inovasi/pembaharuan, untuk kepentingan pembaharuan dan pengubahan tata kerja demi penyesuaian, kelangsungan hidup, dan pengembangan organisasi di tengah lingkungan yang terus berubah.
3. Sosialisasi atau pembinaan, yakni berkaitan dengan anggota sebagai manusia. Khusus dalam upaya motivasi, pengimbalan, dan moral kerja. Sosialisasi berdampak kepada :
a. Harga diri anggota
b. Hubungan interpersonal dalam organisasi
c. Motivasi ; integrasi kepentingan pribadi ke dalam kepentingan organisasi
B. KOMUNIKASI ORGANISASI
1. Definisi Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
2. Pendekatan dalam Organisasi
Kita dapat melakukan pendekatan pada organisasi sekurang-kurangnya melalui empat persepektif: pendekatan manajemen ilmiah atau klasik, pendekatan hubungan antar manusia, pendekatan sistem, dan pendekatan kultural (Goldhaber,1990).

a. Pendekatan ilmiah
Pendekatan ilmiah menganggap bahwa organisasi harus menggunakan metoda-metoda ilmiah untuk meningkatkan produktivitas. Berbagai studi pengendalian secara ilmiah akan memungkinkan manajemen mengidentifikasi cara-cara atau alat untuk meningkatkan produktivitas, dan pada akhirnya akan meningkatkan laba. Dalam pandangannya ini produktivitas pada umumnya menyangkut masalah fisik dan psikologis. Produktivitas dipandang dalam bentuk permintaan phisik akan pekerjaan dan kemampuan psikologis para pekerjanya.

b. Pendekatan hubungan antarmanusia
Pendekatan hubungan antarmanusia berkembang sebagai reaksi terhadap perhatian eksklusif faktor-faktor phisik dalam mengukur keberhasilan organisasi. Salah satu asumsi prinsip dari pendekatan hubungan antarmanusia adalah bahwa kenaikan kepuasan kerja akan mengakibatkan kenaikan produktivitas. Seorang karyawan yang bahagia adalah karyawan yang produktif. Oleh karena itu, fungsi manajemen adalah menjaga agar para karyawan terus merasa puas.

c. Pendekatan sistem
Pendekatan sistem mengkombinasikan unsur-unsur terbaik dari pendekatan ilmiah dengan pendekatan hubungan antarmanusia. Pendekaan ini memandang organisasi sebagai suatu sistem dimana semua bagian berinteraksi dan setiap bagian mempengaruhi bagian lainnya. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem terbuka-terbuka terhadap informasi baru, responsif terhadap lingkungan, bersifat dinamis dan selalu berubah.

d. Pendekatan kultural
Sebuah pendekatan kontemporer mengenai organisasi menganggap bahwa perusahaan harus dipandang sebagai suatu kesatuan sosial atau kultur (pilotta, Widman, & Jasko, 1988;Putnam & Pacanowsky, 1983). Seperti pada umumnya suatu kelompok atau kultur sosial yang selalu memiliki aturan mengenai misalnya, perilaku peran, kepahlawanan, dan nilai-nilai, maka demikian juga suatu organisasi. Oleh karena itu, pada pendekatan ini organisasi harus meneliti untuk mengidentifikasikan jenis kultur dan norma-norma atau nilai-nilai spesifik yang dianutnya. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memungkinkan kita bisa memahami bagaimana organisasi berfungsi dan bagaiama hal itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh para anggotanya (karyawannya) dalam kultur organisasi itu.

1. Jaringan Komunikasi Organisasi
Yang dimaksud dengan jaringan disini adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan sistem komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lainnya. Kedua, jaringan komunikasi ini bisa dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.

Struktur jaringan komunikasi
a) Struktur lingkaran
struktur lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya.
b) Struktur roda
struktur roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusa. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika seorang anggota ingin berkomunikasi dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya.
c) Struktur Y
struktur Y relatif kurang tersentralisasi dibanding struktur roda, tetapi lebih tersentralisasi dibanding dengan pola lainnya. Pada struktur Y juga terdapat pemimpin yang jelas. Tetapi satu anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dan mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya.
d) Struktur rantai
struktur rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat disini. Orang yang berada di posisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisis lain.
e) Struktur semua saluran
struktur semua saluran atau pola bintang hampir sama dengan struktur lingkaran dalam arti semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran, setiap anggota bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya. Pola ini memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum.
2. Arus Komunikasi Organisasi
Pembahasan mengenai komunikasi dalam organisasi dalam bentuk arah arus informasinya sangat penting. Komunikasi ke atas dan ke bawah (sering disebut vertikal) dan komunikasi lateral barangkali merupakan yang paling penting. Di samping itu, kita akan melihat pada informasi samar dan juga pada sebab dan akibat adanya kepadatan informasi.

a. Komunikasi ke atas
komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi-misalnya, para pelaksana ke manajernya, atau dari para dosen ke dekan fakultas. Jenis komunikasi ini biasanya mencakup (1)kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan, (2)masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab, (3)berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan; dan (4)perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya, dan masalah lain yang serupa.
Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Komunikasi itu memberikan manajemen umpan balik yang diperlukan mengenai semangat kerja para karyawannya dan berbagai ketidakpuasan yang mungkin. Komunikasi itu juga membuat bawahan memiliki rasa memiliki dan merasa sebagai bagian dari organisasi. Di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para pegawainya.

Masalah tentang komunikasi ke atas
Di samping penting bagi organisasi, komunikasi atas itu sulit dikendalikan. Salah satu masalahnya adalah pesan yang mengalir ke atas seringkali merupakan pesan yang perlu di dengar oleh hirarki yang lebih tinggi lagi. Para pekerja seringkali enggan mengirim pesan yang negatif karena merasa khawatir mereka dianggap sebagai biang keladi.

b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh manajer kepada karyawannya atau dari dekan fakultas kepada para dosennya adalah komunikasi ke bawah. Perintah seringkali merupakan contoh jelas untuk komunikasi ke bawah:”Ketik surat ini rangkap dua,””Kirim barang ini sebelum tengah hari.” Tulis kopi iklan ini,” dan sebagainya.

Masalah tentang komunikasi ke bawah
Manajemen dan karyawan seringkali berbicara dengan bahasa yang berbeda. Banyak manajer yang tidak mengetahui bagaimana agar pesan mereka dapatdipahami oleh karyawannya. Misalnya saja, kebanyakan manajer memilki pendidikan yang lebih tinggi dan banyak bahasa teknis mengenai bisnis daipada para karyawannya.

c. Komunikasi lateral
Komunikasi lateral adalah pesasn antara sesama-manajer ke manajer, karyawan ke karyawan. Pesan semacam ini bisa bergerak di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi lateral merupakan komunikasi yang terjadi antara dua dosen sejarah di perguruan tinggi yang sama. Juga bisa merupakan komunikasi antara dua dosen psikologi di dua universitas yang berbeda.

Masalah pada komunikasi lateral
Salah satu masalah yang jelas pada komunikasi lateral adalah bahasa yang khusus yang dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam organisasi. Bahasa semacam itu seringkali sulit dipahami oleh penerima pesan. Untuk bisa berkomunikasi dengan psikolog misalnya, maka perlu berbicara dengan bahasa psikologi- untuk mengetahui arti dari beberapa istilah seperti skedul, pemantapan, egoisme, katarsis, STM, dan asosiasi bebas.

d. Kabar burung
Menurut ahli organisasi, John Baird (1977), meskipun kabar burung merupakan bagian dari komunikasi informal dalam setiap organisasi besar, jenis komunikasi itu jangan digunakan terlalu sering seperti folklore yang sudah biasa kita ketahui. Biasanya kabar burung tidak terjadi pada iklim yang stabil. Perubahan dan ketidakjelasan mendorong timbulnya kabar burung. Bagaimanapun juga tidaklah mengherankan apabila jenis komunikasi ini menghasilkan ketepatan informasi yang tinggi.

e. Kepadatan informasi
Sekarang ini, dengan kecanggihan teknologi, kepadatan informasi merupakan salah satu masalah kita yang terbesar. Informasi dikembangkan dengan kecepatan tinggi sehingga sulit untuk diikuti semuanya dan dianggap relevan untuk satu jenis pekerjaan tertentu. Dengan kadar yang berbeda-beda setiap orang harus mampu menyeleksi informasi tertentu dan menganggap informasi lain tidak penting.
Kepadatan informasi tampaknya sudah menjalar di semua organisasi. Dan sudah barang tentu, inilah penyebab mengapa begitu banyak organisasi yang mengunakan komputer untuk mengatasinya. Dengan menaruh apa saja ke dalam komputer memang relati mudah dan efisien untuk mengatasi kecepatan informasi. Tetapi cara itu tidak merupakan jawaban untuk semuanya. Beberapa kerja manusia masih diperlukan untuk mengerjakan informasi-sekurang-kurangnya biasanya demikian. Dan dalam kondisi informasi yang terlalu padat, maka kesalahan sudah biasa terjadi, hanya karena seseorang tidak bisa menyediakan waktu yang dibutuhkan untuk segalanya. Semakin kita sibuk, semakin banyak kesalahan yang kita buat. Di samping itu masih banyak lagi penundaan antara pengiriman pesan dengan pelaksanaan tindakan yang diperlukan, dan penundaan itu merupakan hal yang tidak efisien dan menelan biaya bagi organisasi.

C. FORMAT INTERAKSI KOMUNIKASI ORGANISASI
• Komunikasi Interpersonal
Adalah proses pertukaran informasi diantara sesorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya diantara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. Dengan bertambahnya orang yang terlibat komunikasi, menjadi bertambahlah persepsi orang dalam kejadian komunikasi sehingga bertambah komplekslah komunikasi tersebut.
i. Klasifikasi Komunikasi interpersonal
– Interaksi intim
dalam organisasi, hubungan ini dikembangkan dalam sistem komunikasi informal. Misalnya hubungan yang terlihat antara kedua orang teman baik dalam organisasi, yang mempunyai interaksi personal mungkin diluar peranan dan fungsinya di organisasi.
– Percakapan Sosial
Adalah interaksi untuk menyenangkan seorang secara sederhana dengan sedikit berbicara. Jika dua orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat di luar organisasi seperto famili, sport, isu politik.
– Interogasi atau Pemerikasaan
Adalah interaksi antara seseorang yang ada dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menurut informasi daripada yang lain.
– Wawancara
Adalah suatu bentuk komunikasi interpersonal dimana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab.
ii. Tujuan Komunikasi Interpersonal
– Menemukan diri sendiri
– Menemukan dunia luar
– Membentuk dan menjaga hubungan yang penuh arti
– Berubah sikap dan tingkah laku
– Untuik bermain dan kesenangan
– Untuk membantu
iii. Hubungan Interpersonal yang efektif
Menurut Rogert hubungan interpersonal akan terjadi secara efektif apabila kedua belah pihak memenuhi kondisi :
– bertemu satu sama lain secara personal
– empati secara tepat terhadap pribadi yang lain dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain secara berarti
– menghargai satu sama lain, bersifat positif dan wajar tanpa mkenilai atau keberatan
– menghayati pengalaman satu sama lain dengan sungguh-sungguh, bersikap menerima dari empati satu sama lain.
– Merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan iklim yang mendukung dan mengurangi kecenderungan gangguan arti.
– Memperlihatkan tingkah laku yang percaya penuh dan memperkuat perasaan aman terhadap yang lain.

• Komunikasi Kelompok Kecil
Adalah suatu kumpulan individu yang dapat mempengaruhi satu sama lain, memperoleh beberapa kepuasan satu sama lain, berinteraksi untuk beberapa tujuan, mengambil peranan, terikat satu sama lain dan berkomunikasi tatap muka.
i. Tujuan Komunikasi kelompok kecil
Tujuan Personal
– Hubungan sosial
Tujuannya memperkuat hubungan interpersonal dan menaikkan kesejahteraan kita.
– Penyaluran
Tujuan ini biasa dilakukan dalam suasana yang mendukung adanya pertukaran pikiran atau pertengkaran sengit dalam diskusi keluarga, dimana keterbukaan diri adalah tepat.
– Kelompok terapi
Biasanya digunakan untuk membantu orang menghilangkan sikap-sikap mereka, atau tingkah laku dalam beberapa aspek kehidupan mereka.
– Belajar
alasan umum orang mengikuti kelompok kecil adalah belajar dari orang lain. Belajar terjadi dalam bermacam-macam setting. Asumsi nyang mendasari belajar kelompok adalah ide dari dua arah.

Tujan yang berhubungan dengan pekerjaan
– Pembuatan keputusan
Orang-orang yang berkumpul bersama-sama dalam kelompok untuik membuat keputusan mengenai sesuatu. Mendiskusikan alternatif dengan orang lain membantu orang memutuskan mnana pilihan terbaik untuk kelompok.
– Pemecahan Masalah
Masalah yang mereka usahakan menyelesaikannya mencakup bagaimana menyempurnakan produksi, bagaimana menyempurnakan hubungan yang kurang baik..
ii. Kelompok Kecil sebagai suatu sistem
Kelompok kecil merupakan organisasi kecil yang mempunyai empat komponen dasar yaitu input atau masukan proses, output atau hasil dari balikan.
– Masukan, merupakan materi mentah dalam kelompok kecil seperti orang, informasi yang digunakan kelompok untuk berinteraksi. Orang atau anggota kelompok adalah masukan karena tiap orang dalam kelompok membawa kualitas tertentu seperti kepribadian,umur, kesehatan, pengetahuan, sikap, nilai dan kemampuan memecahkan masalah.
– Proses, menunjukkan kepada semua proses internal yang terjadi dalam kelompok selama diskusi
– Hasil , merupakan keputusan atau penyelesaian yang dicapai oleh kelompok.
– Balikan , berisi respon yang mengikat system bersama. Balikan memberi masukan untuk pertemuan kelompok masa akan datang.
iii. Karakteristik Kelompok Kecil
– Mempermudah prtemuan ramah tamah
– Personaliti kelompok. Bila sekelompok orang datang bersama maka mereka membentuk identitas sendiri yang menjadikan personaliti kelompok.
– Kekompakan, yaitu daya tarikan anggota kelompok satu sama lain dan keinginan mereka untuk bersatu.
– Komitmen terhadap tugas. Aktivitas individe lainnya dalam kelompok yang dekat hubungannya dengan komitmen aalah motivasi.
– Besarnya kelompok kelihatannya cukup sederhana tapi besarnya kelompok itu mempunyai beberapa pencabangan penting dalam kelompok.
– Norma kelompok, adalah aturan dan pedoman yang digunakan oleh sekelompok itu sendiri, maupun beberapa faktor eksternal di luar kelompok.
– Saling bergantung satu sama lain. Yang paling penting adalah anggota kelompok tergantung satu sama lain untuk beberapa tingkatan tertentu, dan paling kurang pada seorang lainnya.
iv. Peran anggota Komunikasi Kelompok Kecil

Kennet Benne dan paul Sheats (1948) mengusulkan suatu klasifikasi mengenai peran anggota dalam topik penting ini. Benne dan Sheats membagi peran anggota menjadi tiga kelas umum : peran tugas kelompok, peran membina dan mempertahankan kelompok, dan peran individual
Peran Tugas Kelompok :
Peran tugas kelompok adalah peran yang membuat kelompok mampu untuk memfokuskan secara lebih spesifik dalam mencapai tujuan kelompok. Dalam menjalankan setiap dari peranan ini, anggota tidak berbuat sebagai individu terpisah, tetapi sebagai bagian dari keseluruhan yang lebih besar. Kebutuhan dan tujuan kelompok mengatur peran yang harus dilakukan para anggota. Anggota kelompok yang efektif akan melaksanankan beberapa fungsi ini, walaupun beberapa orang terkunci pada beberapa peran spesifik saja.
Peran Membina dan Mempertahankan Kelompok :
Tidak seorang pun dan tidak sekelompok pun yang selalu berorientasi pada tugas setiap saat. Kelompok merupakan merupakan satu unit yang anggotanya memiliki hubungan interpersonal yang beragam. Hubungan ini perlu dipelihara jika kelompok ingin berfungsi secara efektif—jika para anggota kelompok ingin merasa puas dan produktif. Apabila fungsi ini tidak dilakukan, para anggota kelompok akan rusak apabila proses kelompok menjadi macet, sering timbul konflik, atau komunikasi kelompok kecil menjadi terganggu pada tingkat pribadi atau sosial tertentu.
Peran individual :
Peran kelompok tugas dan peran membina dan mempertahankan kelompok semuanya bersifat produktif. Peran itu membantu kelompok dalam mencapai tujuannya, dan berorientasi pada kelompok. Peran yang akan kita bahas di sini adalah peran yang kontra produktif. Peran itu menghambat kelompok dalam mencapai tujuannya dan lebih berorientasi pada individu ketimbang kelompok. Peran semacam ini sering diistilahkan dengan malfungsi, yang menghambat efektivitas kelompok baik dalam hal produktivitas maupun kepuasan pribadi.
Partisipasi Anggota :
Berikut adalah beberapa pedoman yang akan membantu partisipasi anda dalam komunikasi kelompok kecil menjadi efektif dan lebih menyenangkan. Beberapa saran ini merupakan elaborasi dan perluasan dari karakteristik dasar komunikasi interpersonal yang efektif.
Berorientasi Pada Kelompok :
Dalam kelompok kecil anda adalah anggota tim – seoarang anggota dari keseluruhan yang lebih besar. Partisipasi anada akan bernilai jika dapat membantu pencapaian tujuan kelompok dan meningkatkan kepuasan para anggota. Tugas anda adalah mengerahkan kemampuan, pengetahuan dan pikiran anda sehingga kelompok dapat mengembangkan pemecahan yang lebih baik darapada yang dikembangkan oleh satu orang. Prestasi yang sifatnya ndividual bisa menghambat kelompok.
Pusatkan konflik Pada Masalahnya :
Konflik dalam situasi kelompok kecil tidak dapat dihindarkan. Konflik merupaka bagiian alamiah dari proses kelompok kecil, tetapi pusatkan konflik itu pada masalahnya ketimbang pada pribadi orangnya.
Bersikapalah Tanpa Prasangka Secara Kritis :
Suatu gejala umum tetapi perkembangan itu tidak produktif terjadi apabila para anggota datang ke kelompok dengan pikiran yang sudah terbentuk. Apabila hal ini terjadi, proses kelompok kecil akan berubah menjadi serangkaian perdebatan individual, di mana setiap orang berusaha mempertahankan posisinya masing-masing. Seharusnya, anggota datang ke kelompok dibekali dengan informasi yang relevan yang akan bermanfaat dalam proses diskusi. Mereka seharusnya belum mempunyai keputusan apa-apa mengenai pemecahan atau kesimpulan yang akan mereka terima.
Pastikan pemahaman :
Pastikan bahwa gagasan dan informasi anda dipahai oleh semua peserta. Jika sesutau layak diutarakan. Maka yang dikatakan itu layak juga dibuat jelas. Jika ragu-ragu, tanyakan apa yang anda sampaikan itu jelas, “Apakah pertanyaan saya cukup jelas?” “Aapakah saya menjelaskannya cukup terang?”
Pastikan juga bahwa anda juga memahami dengan jelas kontribusi dari para anggota lain, terutama sebelum anda membahas masalahnya dengan mereka. Dalam prakteknya, sering kali orang menyatakan ketidaksetujuannya dengan kata-katanya sendiri.
Pikir Kelompok :
berikut merupakan beberapa gejala yang dapat membantu anda mengenali adanya pikir kelompok dalam kelompok yang anda amati atau berpartisipasi di dalamnya.
– Para anggota kelompok berpikir bahwa kelompoknya dan para anggotanya tidak dapat dikalahkan oleh bahaya.
– Para anggota menciptakan rasionalisasi untuk menghindarkan berurusan langsung dengan bahaya atau ancaman.
– Para anggota kelompok yakin bahwa kelompok mereka bermoral.
– Mereka yang bertentangan dengan kelompok dianggap terlalu menyederhanakan masalah, menganut cara-cara yang jamak.
– Tekanan kelompok ditujukan kepada setiap anggota yang menunjukkan sikap ragu-ragu atau mempertanyakan argumentasi atau usulan kelompok.
– Para anggota kelompok menyensor keraguan mereka sendiri.
– Para anggota kelompok yakin bahwa semua anggota menyetujui secara bulat, apakah persetujuan semacam itu dinyatakan atau tidak.
– Para anggota kelompok mulai berperan menjadi informasi yang sampai pada anggota kelompok lainnya, terutama apabila informasi semacam itu bisa menciptakan perbedaan opini.
v. Pemimpin dalam Komunikasi Kelompok Kecil
Dalam kebanyakan kelompok kecil, satu orang berperan seagai pemimpin. Dalam kelompok lain, kepemimpinan bisa dipegang oleh beberapa orang. Lebih lanjut, sang pemimpin bisa ditunjuk atau secara otomatis muncul dalam proses perkembangan komunikasi kelompok.
Gaya Kepemimpinan :
Sebagai tambahan untuk melihat perhatian pokok dalam kepemimpinan, seperti yang kita lakukan dengan teori kepemimpinan situasional, kita dapat juga melihat kepemimpinan dari sisi tiga gaya kepemimpinan : lepas-kendali, demokratis dan otoriter (Bennis dan nanus, 1955; shaw,1981)
Pemimpin Lepas-Kendali :
Pemimpin lepas-Kendali tidak berinisiatif untuk mengarahkan atau menyarankan alternatif tindakan. Akan tetapi, pemimpin ini lebih mengijinkan kelompok untuk mengembangkan dan melakukan kesalahan. Pemimpin semacam ini menolak setiap wewenang yang diberikan

Pemimpin Demokratis :
Pemimpin Demokratis memberikan pengarahan, tetapi mengijinkan kelompok untuk mengembangkan dan melaksanankan cara yang dikehendaki para anggotanya. Para anggota kelompok didorond untuk menentukan sasaran dan prosedur. Pemimpin demokratis merangsang timbulnya pengarahan sendiri dan aktualisasi diri pada para anggota kelompok.
Menjaga Para Anggita Berada Pada Jalurnya :
Banyak orang yang bersifat egosentris dan hanya akan memakasakan keiginan dan masalah mereka sendiri. Dalam hal inilah diperlukan peran pemimpin untuk megarahkan para anggotanya tetap berada pada jalur pembahasan
Memastikan Kepuasan Anggota :
Para anggota memiliki kebutuhan dan keinginan psikologis yang berbeda dan banyak memasuki kelompok justru karena kebutuhan dan keinginan ini. Meskipub kelompok itu berurusan dengan misalnya masalah politik, beragam anggota yang ada mungkin berkumpul bersama dengan alasan yang lebih psikologis ketimbang politis.
Merangsang Evaluasi dan Perbaikan :
semua kelompok akan menghadapi hambatan jika mereka mencoba untuk memecahkan suatu masalah, membuta keputusan, atau mengembangkan gagasan. Tidak ada satu kelompok pun yang efektif sempurna. Semua kelompok mempunyai kesempatan untuk memperbaiki dirinya.
Menyiapkan Anggota Untuk Berdiskusi :
Kelompok terbentuk secara perlaha-lahan dan perlu dibentuk menjadi diskusi yang berarti. Pemimpin harus menyiapkan para anggota untuk berdiskusi. Hal ini menyangkut menyiapkan para anggota untuk berinteraksi dalam kelompok kecil, termasuk juga siap untuk mendiskusikan suatu masala yahng spesifik tertentu.

• KOMUNIKASI PUBLIK
Adalah pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam organisasi atau yang diluar organisasi secara tatap muka atau melalui media.
Kualitas yang mebedakan komunikasi organisasi publik ini dengan komunikasi interpersonal dan komunikasi kelompok kecil adalah :
a. Komunikasi publik berorientasi kepada si pembicara atau sumber. Komunikasi interpersonal dan kelompok kecil terdapat hubungan timbal balik diantara si pembicara dengan si penerima yang terlibat. Pada komunikasi organisasi publik si pembicara mendominasi hubungan.
b. Pada komunikasi publik melibatkan sejumlah besar penerimanya tetapi pada komunikasi interpersonal biasanya ada 2 orang dan komunikasi kelompok kecil tidak lebih dari 5-7 orang penerima, pesan komunikasi publik dimaksudkan untuk menarik banyak orang, beratus-ratus atau berjuta-juta orang.
c. Pada komuniukasi publik kurang terdapat interaksi antara si pembicara dan si pendengar. Hal ini menjadikan kuranginya interaksi secara langsung antara si pembicara dengan sipendengar lebih bila pendengarnya makin banyak.
d. Bahasa yang digunakan dalam komuniukasi publik lebih umum supaya dapat dipahami oleh pendengar. Biasanya sebelum presentasi sipembicara telah mengetahui tipe khusus dari sipendengar.
i. Tujuan dari komunikasi publik adalah :
– Memberikan informasi kepada sejumlah besar orang yang mengenal organisasi, misalnya mengenai aktivitas-aktivitaas organisasi dan hasil produksi organisasi.
– Menjalin hubungan antara organisasi dengan masyarakat di luar organisasi seperti pemakaian jasa organisasi, pemakai hasil produksi organisasi dan masyarakat umunya.
– Memberikan hiburan kepada sejumlah orang seperti menceritakan pengalaman yang menyenangkan kepada orang banyak.
ii. Bentuk Komunikasi Organisasi Publik
Bentuk presentasi komunikasi organisasi publik secara garis besarnya dapat dibedakan atas dua kategori, yaitu yang bersifat pemberian informasi dan mencari komitmen. Presentasi yang bersifat pemberian informasi dapat dibedakan menjadi :
a. Presentasi Orientasi
Presentasi ini sengaja diberikan kepada karyawan-karyawan baru dalam organisasi untuk memperkenalkan mereka dengan lingkungan kerja yang baru.
b. Presentasi untuk latihan pekerjaan tertentu
Bila sejumlah anggota organisasi diberikan jabatan baru, mereka mesti dilatih untuk pekerjaan itu oleh pelatih, melalui beberapa bentuk presentasi komunikasi lisan. Memperlihatkan kepada seorang bagaimana melakukan sesuatu adalah merupakan topik yang paling umum dari presentasi jabatan dalam organisasi.
c. Laporan status
Tiap-tiap subunit organisasi mestilah menyimpan informasi tentang apa yang mereka lakukan. Ini dilakukan untuk memudahkan dalam pemberian status subunit masing-masing. Laporan status biasanya mengalir menurut garis komando dalam organisasi.
d. Laporan kepada dewan pengurus
Anggota organisasi seringkali diminta untuk meberikan laporan kepada dewan pengurus atau yayasan yang membina organisasi.
e. Rapat-rapat Umum
Salah satu kegiatan utama dalam rapat adalah untuk memberikan informasi kepada seluruh karyawan mungkin berkenan dengan kebijaksanaan umum yang baru atau peraturan baru yang perlu diketahui oleh karyawan, atau mengenai hal lainnya yang perlu diinformasikan secara tepat.

Bentuk kedua dari komunikasi publik dalam organisasi adalah untuk mencari komitmen. Komunikasi ini bermaksud untuk mempengaruhi pendengar melalui informasi yang diberikan. Tipe dari presentasi ini adalah :
a. Presentasi Pemasaran
Tipe yang paling nyata dari presentasi untuk mecari komitmen adalah presentasi yang dilakukan oleh seorang bagian pemasaran yang mencoba meyakini orang laintentang hasil produksi atau pelayanan organisasinya. Atau presentasi yang diberikan oleh seorang pimpinan mengenai rencana baru yang akan dilaksanakannya dan mencari pemberi dana untuk itu.
b. Presentasi memotivasi
Adalah presentasi yang diberikan untuk mempengaruhi orang agar mau bekerja keras atau meningkatkan proses produksi.
c. Presentasi Penerimaan Karyawan atau Mahasiswa
Bertujuan untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang akan bekerja pada organisasi yang akan menduduki posisi tertentu atau tenaga yang akan dididik dalam organisasi tertentu.
d. Pendekatan Tim
Tujuan dari ini adalah untuk membujuk orang atau meyakini orang agar mau mnerima ide-ide yang disampaikan.

III. PENUTUP

A. KESIMPULAN
Komunikasi kelompok mempunyai pengertian sebagai berikut interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau lebih, dengan tujuan yang telah diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga diri, pemecahan masalah, yang mana anggota-anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota-anggota yang lain secara tepat. Di dalam komunikasi kelompok juga mencakup tentang prinsip, klasifikasi dan karakteristik komunikasinya, fungsi kelompok serta faktor yang mempengaruhi keefektifan kelompok. Sedangkan Komunikasi organisasi mempunyai oengertian sebagai berikut pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Serta mencakup pendekatan-pendekatan yang terkait dalam komunikasi organisasi, selain itu terdapat pula jaringan komunikasi dan arus dalam komunikasi. Serta format interaksi komunikasi organisasi terdiri dari komunikasi interpersonal, publik dan komunikasi kelompok kecil.

B. SARAN
Semoga dengan ditulisnya makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Serta dapat mengetahui tentang seluk beluk dalam komunikasi kelompok dan komunikasi organisasi.

DAFTAR PUSTAKA
Muhammad, Arni. 1989. KOMUNIKASI ORGANISASI. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.


Responses

  1. #blogwalking

  2. bagus bgt………..
    moga persentase kami paling baik dri yg laen…


Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: